Cum se creează coduri QR în Word pas cu pas și fără complicații

Una dintre cele mai frecvente utilizări ale codurilor QR este ca mijloc de acces rapid documente digitale, cum ar fi fișierele Word. Dacă aveți un fișier pe care doriți să îl distribuiți fără a vă baza pe e-mailuri sau link-uri tradiționale, Word vă oferă mai multe modalități de a încorpora sau genera coduri QR direct din program sau cu metode complementare. Vă explicăm cum.

Ce este un cod QR și pentru ce este folosit?

Un cod QR (Quick Response) este un tip de cod de bare bidimensional care stochează diferite tipuri de informații. Deși originea sa datează din 1994 cu Denso Wave, abia în ultimul deceniu utilizarea sa a devenit populară datorită proliferării smartphone-urilor cu camere și cititoare integrate.

Servește pentru a arăta URL-uri, texte, locații, e-mailuri și chiar fișiere. Îl poți scana cu camera telefonului sau cu anumite aplicații și te va direcționa direct către conținutul criptat. Această capacitate îl face o soluție excelentă pentru distribuirea documentelor, fie în format fizic (cum ar fi postere, fluturași sau etichete) sau digital.

Avantajele utilizării codurilor QR în documentele Word

Încorporarea unui cod QR într-un document Word sau utilizarea unuia care indică acel document are mai multe avantaje, cum ar fi:

• Accesibilitatea instantanee: Prin simpla scanare, utilizatorul poate accesa un anumit fișier fără a-l căuta în e-mailul sau pe altă platformă.
• Evitați erorile de tastare: În loc să tastați o adresă URL lungă, codul QR vă duce direct la conținut.
• Versatilitate: pot fi tipărite, partajate digital sau incluse în alte materiale de marketing.
• Actualizare ușoară: Dacă conținutul linkului se modifică, codul QR poate fi în continuare valid dacă indică o adresă URL statică ale cărei informații sunt actualizate.

Opțiunea 1: creați coduri QR în Word cu programul de completare QR4Office

Cel mai simplu și direct mod de a adăuga un cod QR la un document Word este utilizarea programului de completare QR4Office. Acest plugin este instalat în Word și vă permite să generați coduri QR personalizate în doar câțiva pași.

Instalare plugin

1. Deschideți Microsoft Word și accesați fila Introduceți pe bara de sus.

2. Faceți clic pe Obțineți pluginuri.

3. În magazinul care se deschide, scrie QR4Office în motorul de căutare.

4. Faceți clic pe adăuga să-l instaleze.

Generarea codului

Odată ce pluginul este adăugat, va apărea o fereastră laterală din care puteți configura codul QR:

• Introduceți informațiile pe care doriți să le codificați: URL, e-mail, număr de telefon, locație sau text simplu.
• Personalizați culorile, mărimea și alte elemente estetice dacă doriți.
• Faceți clic pe Introduceți pentru a adăuga codul QR direct în document.

Odată introdus, se comportă ca o imagine pe care o puteți muta, redimensiona sau copia cu ușurință.

Opțiunea 2: creați un cod QR dintr-o proprietate personalizată folosind câmpuri din Word

O alternativă mai tehnică, dar utilă dacă doriți Conținutul QR este actualizat automat este să folosiți câmpuri în Word împreună cu proprietăți personalizate ale documentului. Acest lucru poate fi util mai ales dacă doriți creați coduri QR dinamic.

Pas cu pas

1. Creați o proprietate personalizată a documentului (din Informații fișier → Proprietăți → Proprietăți avansate → Personalizat).

2. În interiorul documentului, faceți clic Ctrl + F9 pentru a insera manual un câmp.

3. Scrieți Afișează codul de bare „DocProperty property_name” QR.

4. Puteți face acest lucru, de asemenea, mergând la Insert → Quick Parts → Field și selectând „DisplayBarcode” cu setările corespunzătoare.

5. Comutați între reprezentarea grafică sau textuală a câmpului utilizând meniul contextual.

Important: Această metodă nu actualizează automat conținutul de pe ecran, așa că va trebui să faceți clic dreapta și să selectați „Actualizare câmp” pentru a vedea modificările reflectate.

Această metodă este utilă dacă utilizați soluții de gestionare a documentelor, cum ar fi Why™, deoarece acestea se integrează cu Word prin proprietăți personalizate pentru a sincroniza conținutul.

Opțiunea 3: creați un cod QR pentru un fișier Word încărcat online

Dacă doriți ca codul QR să deschidă un document Word atunci când este scanat, puteți încărca fișierul pe internet și apoi creați codul dintr-un generator online care trimite la acel fișier. Această strategie este ideală pentru a facilita accesul la documente fără a fi nevoie să le trimiteți prin poștă.

Pași recomandați

1. Încărcați documentul pe o platformă cloud: Google Drive, Dropbox, OneDrive sau orice găzduire care utilizează o adresă URL publică.
2. Obțineți linkul public al fișierului respectiv: asigurați-vă că este setat să vizualizeze permisiunile pentru oricine are linkul.
3. Utilizați un generator de coduri QR: Accesați un site web precum HazTuCartaDigital.com sau similar, care vă permite să introduceți o adresă URL și să returnați un cod QR descărcabil.
4. Personalizați și descărcați: în format PNG, ideal pentru printare sau partajare.

Această abordare este perfectă pentru a converti un fișier Word în ceva ușor accesibil de către clienți, studenți sau colegi, fără a fi nevoie să trimiteți fișierul direct.

Unde să folosiți codurile QR generate în Word?

Aceste coduri QR pot fi folosite în nenumărate contexte. Iată câteva exemple:

• Afișe și semnalizare: util la evenimente sau târguri pentru a oferi acces la cataloage sau fișe tehnice.
• Broșuri sau pliante comerciale: perfect pentru a direcționa clienții către un portofoliu sau o prezentare.
• Etichete de produs: cu acces la manuale de instructiuni sau date tehnice.
• Carti de vizita: inclusiv un cod QR care conține CV-ul dvs. în Word sau profilul profesional.

În plus, dacă alegeți să descărcați codul QR ca imagine, îl puteți include în design-uri grafice, postări pe rețelele sociale, buletine informative și chiar mărfuri fizice.

Sfaturi finale pentru a profita la maximum de codurile dvs. QR

Verificați întotdeauna conținutul codului înainte de tipărire sau publicare. Utilizați un telefon mobil sau o tabletă pentru a o scana și verificați dacă redirecționează către conținutul așteptat.

Ai grijă de design: Asigurați-vă că contrastul dintre fundal și codul QR este clar. Evitați fundalurile întunecate sau imaginile aglomerate din spatele codului.

Nu tăiați sau deformați codul QR.: Deși arată ca o imagine, lizibilitatea sa se bazează pe aranjarea exactă a blocurilor. Schimbarea formei sau a raportului de aspect îl poate face imposibil de citit.

Fă-l accesibil: Dacă îl introduceți într-un document tipărit, plasați-l într-un loc vizibil și cu dimensiuni suficiente (cel puțin 2,5 cm x 2,5 cm).

Încercați mai multe generatoare daca cel pe care il folosesti nu iti da rezultate bune. Unele permit mai multe opțiuni de personalizare decât altele.

Cu aceste trei opțiuni, generarea unui cod QR pentru conținutul Word este la îndemâna oricui, fără a fi nevoie de cunoștințe tehnice avansate. Trebuie doar să decideți dacă doriți să îl încorporați direct în documentul dvs., să îl faceți dinamic cu proprietățile documentului sau să creați unul care să trimită către un fișier încărcat în cloud. Partajați aceste informații cu alți utilizatori, astfel încât aceștia să știe cum să o facă..